Comment mettre en place le télétravail ?

CONTEXTE :
Bien connu du secteur privé, le télétravail restait confidentiel dans le secteur public et s'il était mis en place il l'était de manière informelle, faute de cadre juridique. La loi Sauvadet du 12 mars 2012 lui en a donné un et le décret n°2016-151 du 11 février 2016 est venu en préciser les modalités d'application.
Cette nouvelle organisation du travail vise essentiellement à permettre de mieux concilier vie professionnelle et personnelle, il permet ainsi de constituer une réponse pour les agents qui rencontrent les problématiques suivantes :
- chargés de famille, en congé maladie ou parental ;
- en situation de handicap ;
- de trajets ;
- des restrictions médicales.
Le télétravail peut constituer également une réponse en cas de grises graves : pandémies, intempéries ou autres situations exceptionnelles (pics de pollution, grève dans les transports...), dans ce cas, il peut être mis en œuvre à titre exceptionnel.
Comment le mettre en place ?

EN PRATIQUE :

ETAPE 1 : définir le projet
L'introduction du télétravail au sein d'une structure suppose, au préalable, de définir les contours de ce projet :
 Pourquoi mettre en place le télétravail ? définir la finalité
 Sous quelle forme ?
Le télétravail peut se présenter sous quatre formes différentes, il peut être mis en place :
- à domicile : l'agent travaille chez lui de façon exclusive ou en partie
- de manière nomade : l'agent conserve son poste de travail physique dans la structure mais dispose des outils pour lui permettre de travailler dans n'importe quel lieu
- par le télécentre : l'agent travaille à distance de son équipe dans un lieu ou sont présents des agents d'autres structures
- par le travail en réseau : l'agent est localisé dans un site géographique relevant de la structure mais il dépend d'un manager localisé dans un autre site
Il est important de définir les formes autorisées de télétravail.
 Définir les activités concernées
Le télétravail n'est pas compatible avec tous les métiers d'une collectivité, il convient de maintenir l'obligation de continuité du service public en définissant dans la délibération les postes qui sont compatibles avec une organisation télétravaillée et en s'assurant que les effectifs présents dans la structure soient suffisants pour la bonne organisation du service (définir un pourcentage obligatoire de personnel présent dans la structure).
Délimiter les bénéficiaires
Le télétravail est une modalité d'organisation du travail exigeante, les agents qui souhaitent travailler de cette manière doivent être rigoureux, autonomes, motivés, être en capacité de gérer leur travail seul et à gérer leur temps de travail. Ces compétences doivent être validées notamment dans le cadre de la procédure d'entretien professionnel  cf fiches exploiter les résultats de l'entretien professionnel et mettre en place l'entretien professionnel.
Préciser les règles à respecter en matière de :
- sécurité des systèmes d'information et de protection des données ;
- temps de travail, hygiène, sécurité et de prévention des risques.
 Arrêter les modalités de prise en charge par l'employeur des équipements nécessaires et des coûts directs découlant de l'exercice du télétravail (matériels, logiciels, abonnements, communications, maintenance...) ; de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ; de formation aux outils nécessaires et les durées d'autorisation d'exercice du travail selon cette modalité.
ETAPE 2 : présenter le projet en comité technique (CT) et adopter une délibération
Le décret prévoir qu'une délibération doit être adoptée, après avis du CT, elle reprend les modalités de mise en œuvre du télétravail : les activités éligibles au télétravail, les conditions en prise en charge des coûts directs, les modalités de comptabilisation et de contrôle des temps de travail (cf étape 1 ).
ETAPE 3 : informer le CHSCT
Le comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) est informé de l'avis rendu par le CT sur la délibération relative au télétravail, une délégation du CHSCT peut réaliser une visite au domicile de l'agent avec son accord dûment recueilli par écrit.
ETAPE 4 : formaliser l'engagement individuel par écrit
Le télétravail revêt un caractère volontaire pour l'agent concerné aussi une demande écrite doit être effectuée par l'agent qui souhaite exercer ses fonctions dans le cadre du télétravail.
Le refus de la part de l'autorité territoriale à une demande initiale doit être motivé et faire l'objet d'un entretien préalable.
En cas d'accord pour passer à une organisation télétravaillée, une période d'adaptation de 3 mois maximum peut être aménagée pendant laquelle chaque partie peut y mettre fin par écrit en respectant un préavis d'un mois.
L'autorisation de télétravailler est accordée pour une période d'un an maximum renouvelable et l'engagement entre l'agent concerné et son autorité territoriale est formalisé par un arrêté individuel pour les fonctionnaires ou par la conclusion d'un avenant pour les agents contractuels.
Dans cet acte, sont fixées les conditions d'application à l'agent de la délibération instituant le télétravail dans la structure, telles que :
- les fonctions de l'agent concernées par le télétravail ;
- le lieu d'exercice du télétravail et les jours consacrés à celui-ci (la quotité de travail ouverte au télétravail est plafonnée à trois jours par semaine et le temps de présence sur le lieu d'affectation ne peut être inférieur à deux jours par semaine, ce seuil pouvant être apprécié sur une base mensuelle. Toutefois, une dérogation est possible en considération de l'état de santé de l'agent après avis du médecin de prévention).
-la date de prise d'effet de la situation de télétravail et, le cas échéant, sa durée et une période d'adaptation ;
- les plages horaires durant lesquelles l'agent en situation de télétravail est à la disposition de son employeur et ses horaires de travail lorsqu'il est sur son lieu de travail.
De plus, l'acte individuel doit comporter les annexes suivantes :
- un document d'information de portée générale définissant les conditions de d'application du télétravail à sa situation professionnelle : la nature et le fonctionnement des dispositifs de contrôle et de comptabilisation du temps de travail ; la nature des équipements mis à disposition de l'agent, les conditions d'installation, de restitution...
- une synthèse des droits et obligations de l'agent en matière de temps de travail et d'hygiène et de sécurité. Dans ce cadre, les risques liés au poste en télétravail doivent être pris en compté dans le document unique d'évaluation des risques.
- une copie de la délibération instituant le télétravail dans la collectivité.
L'organisation du télétravail ne prend effet qu'à compter de la date de notification de l'arrêté ou de l'avenant précité et de ses annexes.
La possibilité de mettre fin au télétravail doit être mentionnée dans l'acte, celle-ci peut intervenir à tout moment, par écrit, à l'initiative de l'agent ou de l'administration et sous réserve de respecter un délai de prévenance de deux mois pouvant être ramené éventuellement à un mois en cas de nécessité de service. La décision doit obligatoirement être motivée.
ETAPE 5 : réaliser un bilan annuel du télétravail
Le télétravail fait l'objet d'un bilan annuel présenté aux comités techniques et CHSCT compétents (article 9 du décret n°2016-151 du 16 février 2016).

NOTRE CONSEIL :

 Lorsqu'un emploi est éligible au télétravail, indiquez cette spécificité sur la fiche de poste diffusée via la bourse de l'emploi et publiée par le Centre de Gestion (cf fiche élaborer les fiches de poste).
 Pensez à définir dans la délibération de mise en œuvre du télétravail des critères d'éligibilité à cette organisation du travail permettra de justifier les éventuels refus de passage en télétravail et permettra ainsi d'éviter le sentiment d'arbitraire ou de favoritisme.

ERREURS A EVITER :

 il ne faut pas considérer le télétravail comme un droit ou une obligation, la démarche de l'agent doit être volontaire et ce mode d'organisation ne saurait constituer une faveur ou une sanction.
 veillez à veillez à respecter la vie privée de l'agent ayant une organisation télétravaillée en identifiant des plages horaires spécifiques pour être joint, ouvrir une ligne téléphonique particulière ou à ce que les systèmes de surveillance soient proportionnés à l'activité de l'agent.
 soyez vigilant à éviter l'isolement de l'agent, le télétravail présente le risque de couper le lien social entre l'agent et son service.

FOIRE AUX QUESTIONS :

Comment s'organise la visite médicale du télétravailleur ?
La délibération et l'acte d'engagement entre la collectivité et l'agent doivent prévoir les modalités d'intervention du service technique, des membres du CHSCT et du médecin de prévention à son domicile, son accord doit être recueilli par écrit lorsqu'une visite à domicile est nécessaire.

Le médecin de prévention est habilité à donner son avis sur l'aménagement du poste du télétravailleur à son domicile, une visite médicale spécifique au télétravail peut être prévue à la demande de l'agent ou à celle de l'administration sous réserve d'avoir obtenu l'accord préalable par écrit de l'agent.

POUR ALLER PLUS LOIN :

- Bibliographie :
- Lien vers sites : http://www.fonction-publique.gouv.fr/teletravail
- https://www.cnil.fr/fr/byod-quelle-intimite-pour-le-travailleur-connecte
- Liens vers d'autres fiches : « élaborer les fiches de poste » ; « exploiter les résultats de l'entretien professionnel » ; « mettre en place l'entretien professionnel ».
  • Date de mise à jour :
    lundi 18 juin 2018